>> LVS Einführungs-Checkliste
Dieser Artikel skizziert die Einführung einer Lagerverwaltungssoftware in relativ grober Übersicht. Welche Schritte sind zu beachten und welche Fragen muss ich mir stellen? Falls Sie sich für dieses Thema interessieren können Sie damit einen ersten Eindruck gewinnen.
Warum führt man überhaupt ein Lagerverwaltungssystem ein?
- Automatisierung
Moderne IT ist in der Lage viele komplizierte Vorgänge, wie zum Beispiel Multi-Order-Picking stark zu vereinfachen. Viele zuvor per Hand zu erledigende Tätigkeiten (Verbuchen von Artikeln im ERP, Inventur, …) erledigt eine LVS-Software selbstständig. Sie verbessern Ihre Prozesse und sparen zugleich Kosten und Ressourcen.
- Transparenz
Jedes moderne LVS weiß zu jeder Zeit über Ihre Bestände und wo diese zu finden sind Bescheid. So behalten Sie den Überblick über Ihr Lager und können zum Beispiel Über- oder Unterdeckungen frühzeitig erkennen.
- Einfaches Heranführung neuer Mitarbeiter
(oder auch befristete Mitarbeiter zu saisonalen Spitzen) durch intuitive Hardware und Datenverarbeitung. Unabhängigkeit von Mitarbeitern erreichen, falls noch ein veraltetes/ papierbasiertes und schwer durchschaubares LVS besteht.
- Beleglose Abwicklung
Mit zunehmender Anzahl von Abwicklungen wird eine klassische Papier-Belegführung unübersichtlich und unhandlich. Wohl praktisch jeder hat schon mal ein Amazon-Paket bei einem DHL-Mitarbeiter auf einem elektronischen Handlesegerät quittiert. Die praktischen Argumente sind nicht zu übersehen.
- Zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten.
Intelligente Einlagerungssoftware, Kundenportale, Lieferantenintegration, Value Added Services, Artikelattribute, uvm.
Grobübersicht
Die Einführung eines Lagerverwaltungssystems geht natürlich nicht von heute auf morgen. Jedes Unternehmen stellt andere Anforderungen an ein LVS und sollte daher gut überlegt sein. Eine Einführung kann unter den falschen Umständen verzögert und verkompliziert werden.
Finden Sie den richtigen Partner, Bilden sie in Projektteam, Entwickeln Sie ein Konzept, stellen Sie die nötigen Ressourcen bereit und Formulieren Sie Ihre Wünsche bzw. Anforderungen vor der Inbetriebnahme genau!
Um einen möglichst zügigen und reibungslosen Ablauf zu ermöglichen können Sie sich im Vorfeld über diese folgenden Aspekte Gedanken machen!
Finden des richtigen Produkts und Projektpartners
Haben Sie ein erstes Konzept erstellt, können Sie auf die Suche nach einem geeigneten Produkt und Anbieter gehen. Lassen Sie sich Zeit – der Markt ist groß und hält verschiedenste Produkte bereit. Das Ziel sollte es sein ein Produkt zu finden, welches auch ohne weitreichende Änderungen zu Ihren Anforderungen passt. Passt das Produkt zu Ihrer Schnittstelle? Ist die Integration in das eigene ERP möglich und kann der Anbieter das? Welche Referenzen hat ein Anbieter und kann man sich vor Ort ein Bild machen? Welchen Support bietet der Anbieter?
Ein strukturiertes Vorgehen ist unumgänglich.
Aufgrund der Individualität des Projekts ist der persönliche Kontakt von großer Bedeutung. Logistikmessen bieten eine gute Möglichkeit Kontakte zu knüpfen und Produkte proaktiv kennenzulernen.
Wer ist verantwortlich? Bildung eines Projektteams
Die Einführung einer Warehouse Management Software kann ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht beeinflussen. In positiver aber auch in negativer Weise. Ein solches Projekt benötigt einen klaren Kopf und den Blick für das Wesentliche. Es bietet sich daher an ausgewählten Mitarbeitern dafür ausreichend Zeit und Kapazitäten freizuhalten. Ein WMS führt man nicht „mal ebenso nebenbei“ ein.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen entweder nicht genügend Mitarbeiter abstellen können oder keine geeigneten Betreuer finden können Sie sich einen externen Logistikberater ins Haus holen um die Einführung zu begleiten.
Flexibilität
Bei einer steigenden Automatisierung des Lagers und sich ständig optimierende Prozesse muss Ihr System ebenfalls mitkommen. Deshalb ist es von großer Wichtigkeit ein System zu wählen, welches sowohl von Ihnen – bei kleineren Veränderungen, wie z.B. die Konfiguration von Mandanten – als auch vom Anbieter an die Bedingungen in Ihrem Lager angepasst werden können um jederzeit möglichen Problemen vor zu wirken.
Bestandsaufnahme und Entwicklung eines ersten Konzepts
Haben Sie nun ein kompetentes Projektteam zusammengestellt, sollte dieses zunächst mit einer Bestandsaufnahme beginnen. Welche Auftragsstruktur gibt es? Welche Hardware ist bereits vorhanden und welche Software verwendet diese? Welche Schnittstellen sind am ERP verfügbar? Welche Methoden sollen beibehalten bzw. integriert werden? Es gilt die unternehmenseigenen Charakteristika herauszuarbeiten.
Nach der IST-Bestimmung folgt die SOLL-Bestimmung. Nach Sammlung aller Vorschläge – hier macht es auch Sinn diejenigen Mitarbeiter und deren Erfahrungen zu integrieren, die tagtäglich mit der Software arbeiten sollen – entsteht ein erstes aber individuelles Grobkonzept.
Planen Sie genügend Ressourcen ein
Die Einführung eines LVS endet nicht mit dem Abschluss des Kaufvertrages. Sowohl die Abstimmung der Software auf Ihr Unternehmen als auch die Inbetriebnahme und die Betreuung und Optimierung des Systems während der ersten Monate müssen anständig durchgeführt werden. Diese Punkte sollten Sie von vornherein in Ihre Planung mit einbeziehen.
Falls Sie an dieser Stelle bereits mit einem Anbieter in Kontakt stehen oder eine Logistikberatung engagiert haben, können Sie während dieser Phase bereits diskutieren, was eigentlich sinnvoll und realisierbar ist.
Feinplanung
Haben Sie ein geeignetes Produkt gefunden und sich mit dem Anbieter auf eine Kooperation verständigt so gilt es nun die Details zu klären.
Normalerweise findet diese Phase im ständigen Austausch mit dem Anbieter statt – wobei sich der Anbieter sowieso vor Ort ein Bild machen wollen wird. In intensiven Diskussionen, bei denen Sie so tief wie möglich in die Details gehen sollten, werden die nötigen Feinheiten „Ihres“ Systems bestimmt.
Testphase und Inbetriebnahme
Eine der wichtigsten Phasen bei der Einführung eines neuen Lagerverwaltungssystems ist die Testphase. Dabei ist die größte Gefahr, diese Phase zu unterschätzen, da doch ein gewisses Personal sowie einiges an Zeit in Anspruch genommen werden muss.
Grundsätzlich wird die Funktionalität der Software in der neuen Umgebung getestet, angepasst und verbessert. Dazu müssen in der Praxis alle gewünschten Prozesse wieder und wieder durchlaufen werden um mögliche Fehler ausfindig zu machen und auszumerzen. Sollte für die Testphase nicht genügen Zeit eingeplant werden so ist dies häufig ein Grund für Probleme nach der Inbetriebnahme.
Damit sind wir bei der letzten Phase, der Inbetriebnahme, angelangt. Hier entstehen in den ersten Tagen die meisten Probleme, weswegen eine Begleitung durch Ihren Softwareanbieter elementar ist.
Danach kann das System durch Feedback und eine integrierte Leistungsmessung mit Zeiterfassung überwacht und stetig optimiert werden.
Fazit
Die Einführung einer neuen Lagerverwaltungssoftware kann prinzipiell zu beträchtlichen Verbesserungen der Intralogistik eines Unternehmens beitragen, jedoch nur mit genügend Zeit. Sollten Sie ein Projekt dieser Größenordnung unterschätzen, wird es jedoch zu schnell zu einem Klotz am Bein.